Vergadering met juridische impact

Voor vergaderingen waarbij elk juridisch detail telt; denk aan vergaderingen waarbij in één weekend onder tijdsdruk van de maandag weer openende beurs belangrijke zaken moeten worden geregeld.  Bijvoorbeeld fusies, dreigende faillissementen,  etcetera. 

Het zijn vaak vergaderingen op een advocatenkantoor.

Maar ook reguliere vergaderingen waarvan de juridische gevolgen groot kunnen zijn. 

Bestuursvergadering  met zowel de RvC als de RvB  of vergaderingen van de auditcommittee en de externe accountant. Dat waren vroeger gezellige bijeenkomsten van heren onder elkaar.  Tegenwoordig telt elk woord. Een sideletter in de bureaulade kan echt niet meer.

Ieder woord telt en dan is het goed om de vergadering op te nemen en te transcriberen m.b.v. MeetingtoDocs.

MeetingtoDocs is daarnaast een instrument om het proces van vergaderen en rapporteren aanzienlijk te versnellen.  Als er wordt vergaderd onder tijdsdruk ( de fusie, het dreigende faillissement), zijn er vaak parallelle sessie’s, waarbij deelaspecten worden besproken.  De resultaten van deze parallelle sessie moeten zo snel mogelijk worden gecommuniceerd aan alle betrokkenen, om het proces zo snel en efficiënt mogelijk te laten verlopen.  Het verslag en de samenvatting van zo’n parallelle sessie maak je in zeer korte tijd met MeetingtoDocs.  De computer doet immers een groot deel van het werk.

Deze toepassing werkt optimaal in een stationaire opstelling ingebed in een beveiligde, afgeschermde infrastructuur.

Informele vergaderingen

Een vergadering, waarbij iedereen spontaan zijn inbreng kan geven….heen en weer kaatsen van ideeën…buiteling van meningen…..flitsende redeneringen, waarbij iedere keer een ander gezichtspunt wordt belicht….

Heel lastig te notuleren, juist omdat het zo snel gaat.

Om niets te missen (soms is achteraf een even besproken detail toch heel waardevol) neem je een vergadering op met MeetingtoDocs en wordt er een AutoTranscript gemaakt van wat er is gezegd.

Ieders telefoon wordt het opnameapparaat van de eigen stem. Voor dit type vergaderingen is MeetingtoDocs uitgerust met een eenvoudige, maar doeltreffende functie voor het opzetten van een vergadering en het koppelen van de deelnemers. We noemen dat de friendly handshake…

Deelnemers moeten wel zorgen voor een opgeladen telefoon en iets van een microfoon….mag een oortje zijn, zoals je ook gebruikt voor telefoneren….liever een iets betere microfoon…hoe beter de microfoon des te beter de opname en het AutoTranscript.

Rechtspraak

In de rechtspraak komt het aan op precisie en dan betreft het ook nog vaak  heel veel tekst en data.

Het is in het verleden lastig gebleken om hier met behulp van ICT vat op te krijgen.

MeetingtoDocs is bestaande, tastbare technologie waarmee per direct  een belangrijke rationaliseringslag kan worden gemaakt.

Het proces van transcriberen en uitwerken wordt versneld en voor een belangrijk deel door de computer overgenomen. Door gebruik te maken van  een vocabulairy bestand – set van vaktermen – wordt de foutmarge ook voor ingewikkelde juridische termen sterk verbeterd. De ingebrachte stukken kunnen ook  voor de zitting als vocabulairy worden gekoppeld, zodat ook namen en plaatsnamen worden herkend.

MeetingtoDocs kan worden geïmplementeerd in een beveiligde omgeving indien gewenst met alleen bekabeld internet.  Het gaat in de rechtszaal vanzelfsprekend om een zgnd stationaire opstelling. Opnames per stem worden tot in lengte van jaren bewaard…..de ultieme borging van de zitting.

Verhoren

Bij het afnemen van verhoren wordt vaak een letterlijk transcript gemaakt obv een audio-opname van alle stemmen in één kanaal.

Er zijn meestal  twee of meer rechercheurs aanwezig, een tolk, een advocaat, soms ook een regisseur achter glas. Het is van groot belang te weten wie wat heeft gezegd: was het een rechercheur die een suggestieve vraag stelde of was het de verdachte die sprak.

Omdat MeetingtoDocs van iedere stem afzonderlijk een opname maakt, kan daar nooit een misverstand over zijn.

Alle data rond om een verhoor of een zaak worden bewaard: er ontstaat een ijzeren archief van audio en transcripties. Met een druk op de knop kunnen deze gegevens aan belanghebbenden worden verstuurd. Opnames zijn tegelijk een kwaliteitsborging. We kunnen achteraf beoordelen of de tolk zijn werk goed heeft gedaan. Rechercheurs kunnen door terug te luisteren hun eigen functioneren evalueren.

Dit ijzeren archief is beschikbaar voor real-time bevraging. Zo kunnen we dhr. H nog jaren later tijdens een verhoor confronteren met eerdere uitlatingen.

De doorlooptijd voor het maken van een transcriptie wordt drastisch bekort omdat er al tijdens het verhoor kan worden begonnen met de uitwerking ervan. Zo kan men vrijwel direct na het verhoor o.b.v. het AutoTranscript  vervolg stappen nemen:  bijv. het aanvragen van  Bevel tot huiszoeking of het verkrijgen van toestemming voor taps.

Koppeling van een vocabulairy bestand zorgt voor de correcte herkenning van jargon en (plaats)namen.

Voor  het transcriberen van verhoren maakt men gebruik van de stationaire versie van MeetingtoDocs binnen een beveiligde, afgeschermde ICT infrastructuur.

Interviews

De uitwerking van een interview kost vaak veel meer tijd dan het feitelijk afnemen van het interview.

MeetingtoDocs vereenvoudigt en versnelt het proces van uitwerken minimaal een factor 2. Omdat iedere stem apart wordt opgenomen is het ook volstrekt helder wie wat heeft gezegd. Het interview is daarmee eenduidig geborgd: de inhoud staat vast, boven iedere twijfel verheven.

Ook de geïnterviewden kunnen naast het transcript de oorspronkelijke  opnames terugluisteren. Handig ook voor de afdeling voorlichting die graag snel en vóór publicatie het interview wil inzien.

Interviews in het kader van onderzoek

Onderzoekers in de gamma wetenschappen nemen vaak tientallen interviews af. Het uitwerken van die interviews is een tijdrovende klus.

Dat werk neemt  MeetingtoDocs grotendeels uit handen. Het opgeleverde transcript is een uitstekende basis voor het verder coderen en statistisch verwerken van de gegevens.

Omdat de opnames en transcripties binnen MeetingtoDocs zijn geborgd, zijn de data ook voor derden eenvoudig inzichtelijk te maken.  

Enquetes

Het afnemen van een enquete is met behulp van MeetingtoDocs eenduidig geborgd. Ook open vragen kunnen efficiënt worden verwerkt.

De enquêteur heeft een tablet computer als opname apparaat op een klembord. De bevraagden worden opgenomen met behulp van een zeer richtingsgevoelige microfoon die achtergrondgeluid weg filtert.

Het AutoTranscipt is een uitstekende basis voor het uitwerken en scoren van de enquête.

Rollenspel

Tijdens trainingen wordt vaak gebruik gemaakt van een rollenspel als trainingsvorm. In sommige gevallen wordt een rollenspel  letterlijk getranscribeerd.

MeetingtoDocs vereenvoudigt deze uitwerking tot slechts het corrigeren van het AutoTranscript.

Het is prettig als de deelnemers tijdens het rollenspel niet in hun bewegingen worden beperkt en vrij kunnen rondlopen.

De deelnemers worden voorzien van een opname apparaat in de vorm van een smartphone met daarop de MeetingtoDocs app en een aan het oor gehaakte microfoon. Zo wordt een voortreffelijke opname gemaakt van ieders individuele stem.

De moderator  start-stopt-pauzeert de opnames, ook weer via de eigen tablet of smartphone, die dus real-time communiceert met de smartphone in de binnenzak van de rollenspelers.

Men kan het AutoTranscript opwerken tot een foutloze versie of volstaan met het AutoTranscript in zijn oorspronkelijke vorm, waarbij de cursisten de oorspronkelijke audio nog altijd kunnen terugluisteren.