Alle deelnemers hebben de MeetingtoDocs App op hun smartphone met een daarmee verbonden microfoon of headset De gebruikte microfoon bepaalt voor een belangrijk deel de kwaliteit van de uiteindelijke transcriptie. De opnames van de individuele stemmen zijn onderling nauwkeurig gesynchroniseerd. De opnames worden automatisch doorgestuurd naar de WebPortal van MeetingtoDocs.
Bij het openen van zijn account, krijgt de deelnemer een overzicht van alle recent opgenomen vergaderingen. De AutoTranscriptie van een opgenomen vergadering wordt gestart nadat de gebruiker akkoord is gegaan met de kosten. Meeting toDocs biedt de mogelijkheid van gecentraliseerd factureren. Alle kosten binnen de organisatie worden op een verzamel account gefactureerd, waarvoor maandelijks een rekening wordt gestuurd. De audio fragmenten worden omgezet naar tekstfragmenten die vervolgens in de tijdas worden gemonteerd tot één document: het autotranscript van de vergadering. Ieder tekstfragment begint met de begintijd en de naam van de spreker.
Het Autotranscript van MeetingtoDocs is goed maar niet foutloos. In het redactiescherm ziet de gebruiker het AutoTranscript en de kopie waarop de correcties worden aangebracht. Tijdens het redigeren kan de oorspronkelijke audio worden teruggeluisterd. MeetingtoDocs maakt gebruik van een geavanceerd Overspraakfilter. Dit voorkomt dat de audio die wordt opgepikt door microfoons naast die van de eiegenlijke spreker, ook – en dus dubbel- wordt getranscribeerd. De redacteur kan schakelen tussen gefilterde en ongefilterde audio. In de Audiobalk heeft iedere deelnemer een eigen kleur, die ook weer overeenkomt met kleur zoals die wordt gebruikt voor het tijd/naam label aan het begin van ieder tekstfragment.
Op basis van het geredigeerde transcript – maar ook obv het oorspronkelijke AutoTranscript – kan een samenvatting worden gemaakt. Het scherm is opnieuw opgedeeld in twee delen. Eén voor het Transcript en een deel voor de samenvatting. De gebruiker koipieerd essentiele stukken tekst naar de samenvatten. Maakt nog wat verbindende teksten en…. klaar is de jas….
